Seit 2015 hat das Bundesfinanzministerium eine einheitliche Regelung für die „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ beschlossen und veröffentlicht. Da in Mails eine Vielzahl an Daten gesammelt werden, zum Teil sehr sensible Daten, wie z.B. Bankdaten, Passwörter, Daten zur Person, Gesundheitsdaten z.B. von Ärzten usw. ist nicht nur die sichere DSGVO-konforme Archivierung notwendig, sondern auch der ordnungsgemäße Zugriff zu regeln, innerhalb des eigenen Unternehmens. All diese Anforderungen erfüllt die Anwendung Mailstore.
Mailstore ist eine Anwendung zum Sichern, verwalten und Archivieren von Mails und das ganz automatisch mit vielen Zusatzfunktionen. Mailstore hält dabei nicht nur die Bestimmungen der EU-DSGVO und BDSG ein, sondern erfüllt darüber hinaus schon seit dem Jahr 2015 den Datenzugriff nach GoBD, darunter fällt z.B. das Verschlüsseln der Mail und der Manipulationsschutz der archivierten Mails
Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern besitzen, diese Mitarbeiter jeder eine eigene Mail-Adresse haben und jeden Tag zwischen 100 oder 1000 Mails eingehen, stehen Sie schnell vor Problemen wie z.B. Mails werden übersehen, Mitarbeiter löschen Mails, die eigentlich aufgehoben werden müssen oder Ihnen geht schlicht weg der Platz aus. Normale Mailpostfächer gehen oft nur bis 10-50 GB und sollen dann weit über 200.000 Mail verwalten, das das die Internetleitung oder den Computer zum Kochen bring ist klar. Mailstore Archiviert die Mails im Hintergrund auf einem zentralen Server, Lokal oder im Internet und kann bei Bedarf automatisch Mails aus dem aktiven Postfach löschen, sobald diese Archiviert wurden, entweder sofort, nach dem sie gelesen wurden oder erst nach einigen Tagen, Wochen, Monaten oder gar Jahren, das hält das Postfach schön sauber und aufgeräumt, netter Nebeneffekt der Ressourcenverbrauch minimiert sich auf ein Minimum. Brauchen Sie nun doch mal alte Mails, können Sie diese über ein Tool in Outlook direkt abgreifen oder über ein Webinterface mit Zugriffsrechten erneut wiederherstellen.
1 – Die E-Mail-Archivierung ist kontinuierlich und automatisch in einem festgelegten Zeitintervall von z.B. 120sek.
2 – Die archivierten Mails können nicht einfach wieder gelöscht werden (DSGVO) konform.
3 – Gelesene oder Mails die Älter als z.B. 3 Monate sind, werden automatisch aus dem aktiven Postfach gelöscht.
4 – Benutzersteuerung mit getrennten Zugängen zum Mailarchiv.
5 – Backup Funktion für Externen Speicher als zusätzliche Sicherung.
6 – Auto-Mail und Daily Report per Mail über den Status von Mail-Store.
7 – Sicherung von IMAP oder Office 365 Konten.
8 – Integration des Mailarchivs direkt in Outlook ab 2003.
9 – Webinterface mit Login für Handy oder PC.
10 – Einfache Administration am Server über die interne Anwendung von Mailstore.
Unter www.mailstore.com/de/ können Sie sich schon mal umsehen und überlegen wie viele Accounts Sie brauchen. Kleine Information am Rande, mit nur einem Nutzer können Sie so viel Mailadressen sichern wie Sie möchten die Nutzer / Accounts, dienen nur dazu verschiedenen Mitarbeiter verschiedene Rechte zu geben. Brauch hingegen jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang auf sein Archiv benötigen Sie auch je einen Account.
