Fernwartung für Home-Office in Zeiten Coronavirus SARS CoV 2

Das Coronavirus ist in aller Munde und durch die Globalisierung ist nach und nach eine echte Pandemie entstanden, die kaum mehr zu stoppen ist, neben den privaten Folgen, die durch das Virus entstehen, treffen nun auch kleine oder große Firmen Vorsichtsmaßnahmen. Das COVID-19 genannte Virus befällt aufgrund der hohen Ansteckungsgefahr oft und viel zu schnell ganze Firmen, diese treffen entweder mehrere Vorsichtsmaßnahmen oder schicken Ihre Mitarbeiter nach Hause, wenn Sie es sich leisten können.

Es gibt in vielen Betrieben aber auch eine Alternative und die nenn sich Heimarbeit bzw. „Home-Office“. Die technischen und rechtlichen Hürden für Home-Office sind vertretbar und eine echte Alternative, als die Mitarbeiter einfach nur in den bezahlten oder unbezahlten Urlaub zu schicken.

Die Heimarbeit „Home-Office“ ist eine Arbeitsweise bei der die oder der Mitarbeiter eines Unternehmens nicht im Büro in der Firma sein Tagwerk verrichtet, sondern in seiner eigenen Wohnung oder Haus. Dabei stellt der Arbeitnehmer in der Regel nur einen Arbeitsraum, Strom und den dafür benötigten Internetanschluss bereit, oft ist es aber so, das private Geräte verwendet werden, wenn es schnell gehen muss, hier gibt es aber Sicherheitsmaßnahmen die beachtet werden sollten.

Es kommt darauf an, ob es bereits solche Arbeitsplätze wie bei Callcentern gibt oder diese erst noch geschaffen werden müssen. Wenn eine Software wie eine Warenwirtschaft bereitgestellt wird, die Online arbeitet, wird nicht zwingen eine Extrasoftware benötigt, sofern der Externe Zugang möglich ist. Gibt es an dem Mitarbeiterplatz keine entsprechende Software für die Fernarbeit, helfen oft nur Remote-Zugänge, die für kleinere Firmen zu Komplex zu konfigurieren sind oder TeamViewer und AnyDesk, die den externen Zugang ermöglichen. Egal wie gearbeitet wird, es geht immer um einen Datenaustausch und das Bearbeiten dieser. Eine große Hürde ist das Telefon, denn hier müssten in der Regel extra Anschlüsse geschaffen werden, denn wer will sein privates Telefon für Kundenanrufe nutzen. Eine Ausnahme sind Cloud-Telefonanlagen, hier ist eine Einrichtung schnell und einfach möglich.

Gehen wir von einem mittelständischem Unternehmen mit 25 Mitarbeitern aus, die durch COVID-19 teilweise ausfallen und oder von zu Hause arbeiten sollen. Unsere Musterfirma hat Arbeitsplätze die keine Externe Datenanbindung mitliefert. In diesem Fall greifen wir auf eine Fernwartungssoftware wie AnyDesk oder TeamViewer zurück, dabei muss auf beiden Systemen die Software installiert sein. Der Mitarbeiter greift nun von seinem Heimarbeitsplatz über das Internet auf den angeschalteten Firmencomputer zu, um sich den Bildschirm auf den eigenen übertragen zu lassen. Neben dem Telefon, das über eine Cloud-Anlage eingerichtet werden kann, ist der Mitarbeiter hier sofort in der Lage zu Arbeiten und kann wie gewohnt Anfragen per Mail bearbeiten oder Exceltabellen und Word-Dokumente bearbeiten oder Angebote schreiben oder sich um die Buchhaltung kümmern.

In der Firma sollten in unserem Beispiel alle Geräte eingeschaltet und betriebsbereit sein. Neben den eingeschalteten Geräten brauchen wir eine stabile und schnelle Internetverbindung von mindestens DSL 50.000 „5 MB/s Download“ bzw. 1,2 MB/s Upload. Wer hier unsicher ist, kann einen Speed Test ausführen, um die genaue Geschwindigkeit zu erfahren.

Auf der Gegenseite, am Heimarbeitsplatz brauchen wir eine nicht ganz so schnelle Leitung, da wir hier lediglich Daten Empfangen müssen. Hier reichen in der Regel DSL-Anschlüsse ab 8.000 bzw. „0,8 MB/s Download völlig aus. Ist der Zugang zum Internet gesichert, braucht der Mitarbeiter zu Hause noch einen Computer und einen Monitor, nebst Tastatur und Maus.

Ja, auf jeden Fall! Ein Mitarbeiter darf nicht einfach Daten der Firma mit nach Hause nehmen oder diese dort lagern, bearbeiten, da hier die Sicherheit der Daten gewährleistet sein muss. Gibt es externe Zugriffe, so muss dieser Zugriff stets auf verschlüsselten Geräten mit einer verschlüsselten Kommunikation erfolgen, den passiert etwas, haftet der Inhaber der Unternehmung dafür. Neben der technischen Sicherheit ist auch über Zugriffsberechtigungen und Mitarbeitervereinbarungen nachzudenken, denn es muss genauestens geregelt werden was der Mitarbeiter darf oder was nicht, denn eine Überwachung ist nur in den wenigsten Fällen möglich. Aufgrund der komplexen Situation der EU-DSGVO & BDSG und den vielen technischen Hürden, ist es nicht möglich alles hier online zu erklären. Wenn Sie Fragen haben zögern Sie nicht WSMU zu kontaktieren.

Hier unten die wichtigsten Punkte.